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MAILROOM AI

Understand what comes in. Give your process what it needs.

Mailroom AI analysiert eingehende Informationspakete, versteht und kategorisiert deren Inhalt und stellt dem aufrufenden Unternehmensprozess ein strukturiertes Ergebnis für die weitere Verarbeitung bereit.

  • Understand
  • Classify
  • Extract
  • Structure
Illustration of incoming mail processed by Mailroom AI
INCOMING INFORMATION

Your business receives information.Your processes need decisions.

E-Mails, PDFs, Scans und Attachments erreichen Unternehmen über unterschiedliche Kanäle. Bevor der aufrufende Prozess über die weitere Verarbeitung entscheiden kann, muss verstanden werden, worum es geht, welche Informationen relevant sind und welcher definierten Kategorie der Eingang entspricht.

  • E-Mails

  • Pdfs

  • Scans

  • Attachments

END-TO-END FLOW

We understand the input.Your process stays in control.

Mailroom AI versteht und strukturiert den Input. Der aufrufende Prozess entscheidet, was anschließend damit geschieht.

Incoming documents flow through Mailroom AI, which understands and structures them for the next process step
CLASSIFICATION

Know what it is.Get what you need.

Die Intelligence kategorisiert den Eingang entsprechend dem definierten Processing Profile. Nach der Einordnung können die für den jeweiligen Prozess benötigten Informationen gewonnen und strukturiert für die weitere Verarbeitung bereitgestellt werden.

Classification

Classification

Die Intelligence kategorisiert den Eingang entsprechend dem definierten Processing Profile.

Dynamic Document Models

Dynamic Document Models

Nach der Einordnung können die für den jeweiligen Prozess benötigten Informationen gewonnen und strukturiert für die weitere Verarbeitung bereitgestellt werden.

Understand

Understand. Classify.Extract. Structure.

  • Understand

    Inhalt und Kontext eines Eingangs erfassen.

  • Classify

    Eingang anhand der für den Prozess relevanten Kategorien einordnen.

  • Extract

    Benötigte Informationen aus Dokumenten und Nachrichten gewinnen.

  • Structure

    Ergebnisse definiert und maschinenlesbar bereitstellen.

Verantwortungsgrenze / aufrufender Prozess

We understand the input. Your process stays in control.

Der RPA-Prozess entscheidet anhand des Ergebnisses über Routing und weitere Verarbeitung.

Mailroom AI hands structured results to the calling RPA process, which routes them to further processing
PROCESSING PROFILES

Define how each type of incoming information is handled.

Processing Profiles bündeln die Konfiguration für definierte Mailroom- Use-Cases. Sie legen fest, welche Intelligence verwendet wird, wie Inhalte verarbeitet werden, welche Aufgabe ausgeführt wird und welche strukturierte Ausgabe der weitere Prozess benötigt.

  • Intelligence Engine
  • Processing Path
  • Main Prompt
  • Consolidation Logic
  • Output Schema
Incoming documents pass through a processing profile and are routed into structured folders for further processing
PROCESSING PATHS

Different inputs can takedifferent processing paths.

  • OCR-Assisted Intelligence

    Dokumentbasierte Eingänge können bei geeigneter Qualität über OCR-Assisted Intelligence verarbeitet werden.

  • Vision Intelligence

    Visuell anspruchsvollere Dokumente können direkte Vision Intelligence verwenden.

Bereits digital vorliegende Inhalte können ohne vorgelagerte Dokumentenerfassung direkt an die Intelligence-Verarbeitung übergeben werden.

CONTROLLED BY MAKNA AI GATEWAY

One operational layeracross the mailroom process.

Makna AI Gateway verbindet Processing Profiles, Intelligence, Structured Output und Integration zu einem kontrollierten Mailroom-Prozess.

Makna AI Gateway entdecken
Makna AI Gateway connecting Processing Profiles, Intelligence, Structured Output and Integration across the mailroom process
INTEGRATION

Connect the mailroom tothe systems behind it.

Über Makna AI Gateway können Mailroom-Ergebnisse über definierte Schnittstellen an bestehende Anwendungen und Automationsprozesse übergeben werden.

Gateway Integration entdecken
Mailroom results flow through Makna AI Gateway into applications, automation processes, databases and APIs
INTELLIGENCE & DEPLOYMENT

Use the intelligence the process requires.

Mailroom AI kann über Makna AI Gateway mit unterschiedlichen unterstützten Intelligence Engines betrieben werden. Die Verarbeitung kann dabei innerhalb der kontrollierten Kundeninfrastruktur stattfinden.

Intelligence Choice

Intelligence Choice

Mailroom AI kann über Makna AI Gateway mit unterschiedlichen unterstützten Intelligence Engines betrieben werden.

Local Deployment

Local Deployment

Mailroom AI kann mit lokal betriebenem Makna AI Gateway und lokaler Intelligence innerhalb der kontrollierten Kundeninfrastruktur verarbeitet werden.

BUILT FOR PRODUCTION

Incoming information does not arrive one job at a time.

Produktive Eingangskanäle erzeugen parallele Processing Workloads. Makna AI Gateway stellt Queueing, Workload Routing, Monitoring und skalierbaren Multi-Node-Betrieb für diese Verarbeitung bereit.

Makna AI Gateway processing diagram
CUSTOMER INFRASTRUCTURE ALTERNATIVE

Relationship to Document Intelligence

Document Intelligence strukturiert Informationen aus einzelnen Dokumenten. Mailroom AI geht einen Schritt weiter und versteht den gesamten Eingang, kategorisiert ihn und stellt dem aufrufenden Prozess die relevanten Informationen für die nächste Entscheidung bereit.

Mailroom AI

Einen eingehenden Vorgang verstehen, kategorisieren und dem aufrufenden Prozess die Informationen liefern, die dieser für seine nächste Entscheidung benötigt.

Document Intelligence

Informationen aus einem Dokument gewinnen und strukturieren.

COMING SOON

From predefined solutionsto Enterprise AI Workflows.

Document Intelligence und Mailroom AI kombinieren bereits mehrere Intelligence Capabilities zu definierten Business-Prozessen. Enterprise AI Workflows wird dieses Prinzip künftig auf weitere kundenspezifische Prozesse erweitern.

Use Case besprechen
Document Intelligence and Mailroom AI combine into defined business processes and Enterprise AI Workflows

We understand the input. Your process stays
in control.